Organisation des #HistoCamp mit Slack, Wunderlist und OwnCloud

Irgendjemand ruft im Internet #HistoCamp und es schallt „Ja, das machen wir“ zurück. Aber wie organisiert man ein BarCamp, bei dem 200 Teilnehmer/innen erwartet werden, bei dem das etwa 20-köpfige Orga-Team quer durch die Bundesrepublik verteilt ist und darüber hinaus mobil und dezentral arbeitet? Früher wären persönliche Treffen vor Ort, Fax, Email und Post die Werkzeuge der Wahl gewesen. Aber es gibt effizientere digitale Tools, von denen ich heute drei vorstellen möchte.

Mehr Infos und die Tickets zum HistoCamp, dem ersten BarCamp für alle, die an Geschichte interessiert sind und das am 27.-28.11.2015 in Bonn stattfinden wird, gibt es hier: http://histocamp.hypotheses.org.

Slack

Slack ist im Grunde ein Team-Chatprogramm. Ihr kennt das Problem: tausende Emails am Tag, verschiedene selbstgebastelte Verteiler mit zahlreichen Leuten im CC und BCC, ihr verliert den Überblick, manche bekommen die Emails nicht, wenn der Verteiler sich ändert, fehlt jemand, etc. Das macht so keinen Spaß.

Das HistoCamp-Team arbeitet super effizient mit Slack
Das HistoCamp-Team arbeitet super effizient mit Slack

Slack hat sich auf die Fahnen geschrieben Team-Kommunikation per Email abzulösen. Es klappt überraschend gut beim HistoCamp. Emails werden fast nur noch zur Kommunikation nach Außen gebraucht. Es gibt im Slack des HistoCamp-Teams etwa 20 Channels mit unterschiedlichen Themen und jeder Channel hat einen Verantwortlichen, der sich um die Channel-Disziplin kümmert, also, dass alles erledigt wird und im richtigen Channel diskutiert wird.

Slack hat tausende Features, aber vier finde ich besonders nützlich:

  • Wenn man Dokumente oder Tweets als Link einfügt, werden diese eingebettet oder im Slack-Team-Space gespeichert. Überhaupt werden alle Nachrichten archiviert (in der kostenlosen Variante die letzten 10.000).
  • Mit Sternchen kann man wichtige Posts markieren und mit Emojis z.B. Abstimmungen machen.
  • Es gibt Anbindungen an viele andere Dienste.
  • Slack funktioniert auf allen Betriebssystemen (sowohl in Desktop- als auch Mobil-Varianten) und ist immer synchron.

Slackhttps://slack.com/

Wunderlist

Für den Einkauf im Supermarkt schreibe ich einen kleinen Einkaufszettel. Was mache ich aber, wenn ich plötzlich mit 20 Leuten in 20 verschiedenen Supermärkten gleichzeitig einkaufen sollen und alle wissen müssen, was schon erledigt ist, was wichtig ist, wer verantwortlich ist und welche einzelnen Punkte noch diskutiert werden müssen? Für solche Fälle, wie auch beim HistoCamp, sollte man Wunderlist nehmen.

To-Do-Listen im Team pflegt man am Besten mit Wunderlist
To-Do-Listen im Team pflegt man am Besten mit Wunderlist

Wunderlist ist ein deutsches Startup und vor kurzem für einen Millionenbetrag von Microsoft gekauft worden. Im Kern kann Wunderlist eines richtig gut: To-Do-Listen im Team verwalten, denn jeder weiß genau, für welche Punkte er verantwortlich ist und bis wann er es erledigen sollte. Aber Wunderlist kann noch viel mehr, hier folgen wieder die wichtigsten Features:

Einstellungen für eine Aufgabe
Einstellungen für eine Aufgabe
  • Wunderlist hat viele Ebenen, von Ordnern für To-Do-Listen bis zu Teilaufgaben.
  • Man kann Notizen, Kommentare und Dateien hinzufügen.
  • Man kann eine Erinnerung und Fälligkeit der Aufgabe separat einstellen; Fälligkeiten können auch regelmäßig geplant und wiederholt werden, z.B. einmal pro Woche bloggen.
  • Besonders wichtige Aufgaben bekommen einen Stern.

Als besonders praktisch hat es sich erwiesen regelmäßig bei Team-Meetings (z.B. über Skype oder Google Hangouts) systematisch alle Punkte zu überprüfen, neue hinzuzufügen, Verantwortlichkeiten abzusprechen, Termine festzulegen und dann einige Tage oder Wochen einzeln weiterzuarbeiten.

Wunderlist: https://wunderlist.com

OwnCloud

Irgendwann braucht man einen zentralen Dateispeicher, wo man die im Chat diskutierten und bei Wunderlist abgehakten Dokumente sicher ablegen kann. Glücklicherweise hatte die Team-Leiterin bereits eine OwnCloud-Installation auf Ihrem Server zur Verfügung, die wir nun alle gemeinsam nutzen können.

Team-Speicher mit OwnCloud
Team-Speicher mit OwnCloud

Alternativ könnte man auch Dropbox nutzen, aber wer Datenschutz ernst nimmt, der bevorzugt die selbstinstallierte Variante. OwnCloud bietet mindestens genau so viele Features wie Dropbox:

  • Man kann Links zum Download von einzelnen Dokumenten verschicken.
  • Man kann die OwnCloud mit einem lokalen Ordner auf dem Rechner synchronisieren.
  • Und man kann per App auf den Speicher zugreifen.
  • So sind alle immer synchron und auf dem letzten Stand.

Gerade die Kombination aus diesen drei Tools hat sich bei der Vorbereitung des HistoCamps bewährt.

Habt ihr diese Tools schon genutzt? Oder habt ihr noch Ergänzungen, Tipps oder Varianten? Das Kommentarfeld ist für Euch da!


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2 Gedanken zu „Organisation des #HistoCamp mit Slack, Wunderlist und OwnCloud“

    1. Ja, die Alternativen stehen alle auf meiner To-Do-List, aber manchmal will ich nicht Server-Administrator sein, sondern einfach nur ein Tool nutzen. Mittlerweile bin ich auch in 5 anderen Slack-Teams, da wäre „ein weiteres Tool“ nicht unbedingt hilfreicher. Aber ich würde mir auch wünschen, dass es eine OpenSource-Alternative zu Slack gibt, die es mit Slack aufnehmen kann. Hat da jemand Erfahrungen?

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